Sopimus voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Molemmat ovat yhtä päteviä, mutta kirjallinen muoto helpottaa todistelua sopimuksen sisällöstä. Riitatapauksessa suullisen sopimuksen olemassaoloa ja sisältöä saattaa olla vaikea tuomioistuimessa näyttää toteen. Koska sopimuksissa on usein lopulta kyse rahasta joko suoraan tai epäsuorasti, kirjallinen sopimus on tärkeä.
Huomioitavaa on, että myös sähköposti lasketaan kirjalliseksi sopimukseksi varsinkin silloin, kun viestistä ilmenee sopimuksen kohde ja osapuolten sitoumus tai lupaus hoitaa sovittu asia. Kirjalliset sopimukset ovat erityisen tärkeitä esimerkiksi keikkoja sopiessa. Sopimusten ei tarvitse olla täynnä lakipykäliä tai kapulakieltä, vaan tärkeintä on, että kaikki mahdolliset asiat on kirjoitettu sopimukseen selkeästi ja ymmärrettävästi, jotta mikään kohta ei jää tulkinnan varaan. Jokainen sopimus kannattaa aina ennen allekirjoittamista lukea huolellisesti läpi ja merkittävien sopimusten valmistelussa kannattaa käyttää ulkopuolista asiantuntijaa
Sopijaosapuolet ja sopimustyypit
Sopimusosapuolia voivat olla ihmiset, yritykset ja julkisyhteisöt. Sopimuksen tekeminen edellyttää, että sopijapuolet ovat oikeuskelpoisia. Sopimusta tehtäessä voi käyttää edustajaa.
Vakiosopimus on sopimus, jonka ehdot on laadittu sellaisiksi, että ne soveltuvat käytettäviksi monien eri sopimuskumppanien kanssa. Sopimus sisältää keskeisiä määräyksiä, esimerkiksi suoritusvelvollisuuden, ja sivumääräyksiä, kuten sopimukseen liittyvä takaus. Sopimusrikkomuksesta voi seurata korvausvelvollisuus.
Esisopimus on sopimus, joka velvoittaa osapuolen solmimaan myöhemmin sopimuksen. Se on sidonnaisuudeltaan normaaliin sopimukseen verrattavissa. Esisopimusta käytetään, kun osapuolet eivät voi tiettyjen avoinna olevien kysymysten johdosta vielä laatia lopullista sopimusta. Esisopimusta solmittaessa on noudatettava samoja muotovaatimuksia kuin vastaavaa pääsopimustakin solmittaessa.
Sopimukset yhtyeen kesken
Mikäli artisti on yhtye, on sen jäsenten hyvä sopia keskenään myös asioiden hoitamisesta sekä vastuualueista. Tämä saattaa tuntua turhalta varsinkin hyvien ystävien kesken, mutta sillä vältetään myöhemmässä vaiheessa mahdolliset väärinkäsitykset ja riidat. Sovittavia asioita voivat olla muun muassa kulujen ja tulojen jako sekä talousasioiden hoitovastuu. Myös siitä, kuka myy ja sopii keikat on hyvä tehdä selvä työnjako.
Musiikkia julkaistaessa tekijänoikeudet ja lähioikeudet ovat ansainnan kannalta erittäin merkityksellisiä. Musiikkia tehdessä on hyvä miettiä mahdolliset tekijänoikeudelliset jaot, jotta tilitykset kohdistuvat asianosaisille henkilöille.
Yleisiä sopimusongelmia
Sopimuksiin ja sopimiseen voi liittyä monia hankalia kysymyksiä ja ristiriitatilanteita. Seuraavassa tyypillisiä sopimusongelmia:
- Suuri osa sopimuksista tehdään edelleen suullisesti
- Ei ole käytetty asiantuntija-apua
- Sopimuksen osapuolet eivät käy selvästi ilmi sopimusehdoista
- Sopimuskumppanien tietoja ei ole yksilöity riittävän selvästi
- Sopimuskumppanit tulkitsevat sovitun asian eri tavalla
- Sopimuskumppani ei noudata maksuehtoja
- Toimitusten tai työn viivästymiseen ei ole varauduttu
- Sopimuksen kohteesta aiheutuu vahinkoa ostajalle tai ulkopuoliselle osapuolelle, mutta vastuita ei ole määritelty
- Sopimuskumppanit tulkitsevat vastuunjaon eri tavalla
- Ulkomaisen kumppanin kanssa tehty sopimus aiheuttaa ongelmia
- Oman alan yleisiä sopimusehtoja ei tunneta
Sopimusten keskeisiä kohtia
Hyvän sopimuksen laatiminen vaatii monien asioiden huomioon ottamista. Jokainen sopimus kannattaa käydä läpi ja tarkastaa, onko kaikki oleelliset tekijät asianmukaisesti määritelty vai vaatiiko joku asia täsmennystä.
Yhtä valmista, joka tilanteeseen ja joka sopimukseen saumattomasti sopivaa muistilistaa ei ole. Seuraavassa listassa on lueteltu tekijöitä, joita sopimuksiin voidaan ja kannattaa yksilöidä. Muista, että eri asiat korostuvat sopimustyypin, sopimuksen kohteen, sopimuskumppanin ja sopimuksen merkittävyyden mukaan.
Sopimus voi siis olla suppeampi tilanteesta ja asiasta riippuen. Tässä kuitenkin keskeisimmät kohdat, joita sopimukset yleensä sisältävät:
1. Sopimuksen osapuolet (nimi, paikkakunta jne.)
2. Sopimuksen kohde
4. Tilaajan oikeudet / velvollisuudet
5. Toimittajan oikeudet / velvollisuudet
6. Vastuut
7. Yleiset /yksilölliset sopimusehdot
8. Toimitusaika
9. Hinta
10. Maksuehdot
11. Eräpäivä, viivästyskorko
12. Vakuutukset
13. Force majeure – lauseke
14. Sopimuksen muuttamissäännöt
15 Sovellettava laki ( Maakohtainen ? )
16. Oikeuspaikka
17. Liitteet
18. Salassapitolauseke
19. Sopimuksen voimassaoloaika
20. Sopimuksen irtisanominen/purkaminen
21. Vahingonkorvaus
22. Sopimuksen päiväys
23. Allekirjoitukset
24. Mahdolliset todistajat
Musiikkialan sopimukset
Musiikkialan keskeisiä sopimuksia ovat levytyssopimus, kustannussopimus, artistiedustussopimus sekä jakelusopimus.
Master ja levytyssopimus
Mastersopimus on sopimus, jossa artisti-tuottaja ja levy-yhtiö sopivat artistin tuottaman julkaisuvalmiin äänitteen julkaisemisesta, jakelusta ja markkinoinnista. Julkaisevalle yhtiölle ei synny äänitteen tuottajan oikeuksia, vaan tuottajan oikeudet ovat äänitteen tuottaneella artistilla tai tämän yrityksellä.
Perinteisessä levytyssopimuksessa yhtiö kiinnittää artistin yhtiölle erikseen määritellyksi sopimuskaudeksi. Tällaisissa tapauksissa taiteilija yleensä luovuttaa yhtiölle albumin master-oikeudet, sekä tuottajan lähioikeudet (tuottajan Gramex-osuus). Teosto- ja Gramex-sopimukset kannattaa tehdä äänitteen yhteydessä.
Kustannussopimus
Taiteilija luovuttaa osan sopimusta koskevien sävelteosten tekijänoikeuksista kustannusyhtiölle. Kustannussopimus voi olla myös ajallisesti ja alueellisesti rajattu, mutta monesti sopimukset ovat luonteeltaan lain määrittelemien rajojen maksimeja ja alueellisesti rajoittamattomia. Kustannusyhtiön tärkeimpiä tehtäviä on etsiä yhteistyökumppaneita, jotka voisivat käyttää heidän hallinnoimiaan kappaleita.
Artistiedustussopimus (keikkamyyntisopimus)
Keikkamyyntisopimukset ovat yleensä luonteeltaan toistaiseksi voimassaolevia yhteistyösopimuksia. Sopimuksissa usein määritellään, että keikkamyyjäosapuolella on yksinoikeus myydä jollain tietyllä alueella artistin esiintymisiä. On olemassa myös sopimuksia, missä tätä ei määritellä yksinoikeudelliseksi, vaan artisti voi myös itse myydä omia keikkojaan tai hänellä voi olla jokin toinen myyjä.
Jakelusopimus
Jakelusopimuksessa ei lähtökohtaisesti luovuteta mitään oikeuksia pysyvästi eteenpäin jakeluyhtiölle. Sopimuksella yleensä annetaan jakeluyhtiölle toistaiseksi voimassa oleva oikeus jaella joko yksinoikeudella tai ilman yksinoikeutta kyseistä julkaisua tai katalogia.