Tapahtumien järjestäminen harrastajavoimin on näennäisesti helppoa: buukkaa bändit, hommaa paikalle äänentoisto, pyydä kaverisi ovelle myymään lippuja, ja kaikki sujuu kuvitelmissa kuin rasvattu. Osaavat ja hyvämaineiset keikkajärjestäjät erottuvat kuitenkin niinä, joiden tapahtumissa ei lopu lippukassasta vaihtorahat tai vessasta vessapaperi. Myös esiintyjät poistuvat näistä tapahtumista tyytyväisinä järjestelyjen sujuvuuteen. Suurten linjojen lisäksi on siis tärkeää muistaa hoitaa hyvin pienet yksityiskohdat.
Tässä manuaalissa hyvän keikkaillan järjestämisen saloja avaavat Vaasan Uuden Kulttuurin Yhdistys Volume ry:n ohjelmistovastaava Ilari Rautiainen ja varapuheenjohtaja Jarmo Panula. Volume järjestää vapaaehtoisvoimin Vaasassa noin 20 keikkaa vuodessa eri keikkapaikoissa.
Buukkaa bändi
Pääasiassa keikat buukataan sen ohjelmatoimiston kautta, joka edustaa keikalle haluttua artistia tai yhtyettä. Kattava lista Suomessa toimivista ohjelmatoimistoista löytyy esimerkiksi Suomen ohjelmatoimistot ja agentit ry:n sivuilta (www.ohjelmatoimistot.fi).
Keikkamyyjiin kannattaa olla yhteydessä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, varsinkin jos haussa on isomman kokoluokan esiintyjä. Joskus suurten nimien kiertuepäivät lyödään lukkoon jopa puoli vuotta ennen kiertueen alkua, joten mitä aiemmin olet liikkeellä, sitä parempi mahdollisuus sinulla on saada haluamasi artisti tapahtumaasi.
Keikkakysely on helpointa hoitaa sähköpostitse, jolloin samalla jää mustaa valkoiselle siitä, mitä on sovittu. Mitä yksityiskohtaisemmin pystyt kertomaan myyjälle tarpeistasi, sitä helpompaa hänen on siihen reagoida. Kuka toimii järjestäjänä? Missä keikka järjestetään ja mikä on paikan yleisökapasiteetti? Mitkä päivät ovat vapaana? Kuka hoitaa tekniikan? Mikä on budjetti?
Sopimuksen suhteen on käytännössä kolme eri vaihtoehtoa:
- Takuu/prosentti-diili, jossa esiintyjä saa sovitun prosenttiosuuden lipputuloista, mutta kuitenkin vähintään ennakkoon määritellyn takuupalkkion. Tämä on kaikkein yleisin vaihtoehto.
- Kiinteä palkkio, jonka artisti saa riippumatta siitä kuinka paljon lippuja myydään.
- Lippuriski, jossa esiintyjä saa sovitun prosenttiosuuden lipputuloista. Esiintyjän kannalta tämä on kaikkein epävarmin diilimuoto, sillä palkkio riippuu täysin paikalle saapuneen yleisön määrästä.
Sopimukseen voi kuulua myös muun muassa tekniikka, majoitus ja catering eli ruokailu ja takahuonetarjoilu järjestäjän puolesta. Tarkempi sisältö ja yksityiskohdat sovitaan aina tapauskohtaisesti.
Mitä enemmän keikkoja järjestätte ja tunnettavuutenne kasvaa, sitä enemmän ohjelmatoimistot alkavat ottaa yhteyttä teihin ja sopivien bändien saaminen keikalle alkaa helpottua. Edellytyksenä on tietysti se, että aiemmat keikat on hoidettu asiallisesti maaliin, sovituista asioista on pidetty kiinni ja maksut hoidettu ajallaan.
Tee mahdollisimman tarkka budjetti
Keikat ovat lähes poikkeuksetta taloudellinen riski varsinkin aloittaville keikkajärjestäjille, joiden kassasta ei löydy välttämättä hirveästi pelimerkkejä. Ennen keikkojen buukkaamista on huolehdittava, että tilillä on sen verran katetta, että kaikki kulut pystytään maksamaan, vaikka keikka menisikin penkin alle. Kannattaakin harkita tarkkaan millaisiin tapahtumiin omat rahkeet riittävät.
Keikan järjestämistä ja taloudellisen puolen ynnäämistä helpottaa huomattavasti, kun tapahtuma budjetoidaan mahdollisimman yksityiskohtaisesti etukäteen. Tähän vaikuttaa oleellisesti se, mistä lähtökohdista tapahtumaa lähdetään järjestämään ja mikä on tapahtuman tavoite. Onko kyse yksittäisestä tapahtumasta esimerkiksi opiskelijabileisiin vai haluatko järjestää keikkoja säännöllisesti? Haluatko tehdä voittoa vai riittääkö, että pääset omillesi?
Budjettia laskettaessa pitää huomioida keikkapalkkion lisäksi muun muassa mahdollinen keikkapaikan vuokra, artistin majoitus ja catering-kulut, markkinointi, tekniikka ja Teosto-kulut. Kun illan kulut ovat selvillä, on helpompaa määrittää sopiva lipunhinta ja saada selville tapahtuman niin sanottu breikkari (break-even point) eli se myytyjen lippujen määrä, jonka jälkeen keikka alkaa tuottaa voittoa.
Tapahtuman taloudellista puolta kannattaa miettiä myös keikkapaikan, artistin sekä myyjän kannalta. Ihannetilanteessa kaikki osapuolet jäävät plussalle, mikä sujuvoittaa yhteistyötä ja keikkojen järjestämistä jatkossa.
Tapahtumajärjestäjän taloudellista riskiä voi yrittää minimoida esimerkiksi jakamalla kustannuksia keikkapaikan kanssa tai neuvottelemalla takuu/prosentti-diilin niin, että esiintyjän takuupalkkio on mahdollisimman pieni, mutta prosenttiosuus vastaavasti hieman isompi. Tällöin toki järjestäjän osuus voitollisen keikan tuloista vastaavasti pienenee. Alkuvaiheessa tämä voi olla kuitenkin varteenotettava ratkaisu, mikäli pohjakassasi ei ole kovin suuri.
Valitse sopiva keikkapaikka
Keikkapaikan valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Millainen tekniikka ja äänentoisto paikasta löytyy? Sopiiko keikkapaikka kyseiseen tarkoitukseen ja kyseiselle esiintyjälle? Mikä on paikan yleisökapasiteetti?
Erityisen tärkeää on löytää paikka, joka sopii kyseiselle artistille ja illan luonteeseen. Onnelaan tuskin kannattaa buukata metalli-iltaa, eikä 1000 henkeä vetävälle areenalle pientä indie-bändiä. On myös tärkeää varmistaa että keikkapaikan fasiliteetit ovat kunnossa ja esimerkiksi bäkkäri riittävä kyseiselle artistille.
Jos mahdollista, pyri jakamaan kuluja keikkapaikan kanssa. Voit esimerkiksi yrittää sopia, että keikkapaikka ei peri vuokraa ja hoitaa tekniikkakulut. Mitä enemmän keikoilla käy väkeä ja keikkapaikka saa tuloja esimerkiksi anniskelumyynnistä, sitä helpommin neuvottelut ja kulujen jako todennäköisesti onnistuvat jatkossa.
Hoida paikalle äänentoisto
Ensimmäiseksi on hyvä varmistaa löytyykö keikkapaikalta kiinteää PA:ta ja muuta tekniikkaa vai pitääkö se vuokrata erikseen ulkopuoliselta äänentoistofirmalta. Näin vältytään kohtuullisen kiusalliselta tilanteelta, jossa buukkaamasi huippubändi saapuu keikkapaikalle, mutta paikalla ei ole lainkaan äänentoistoa.
Vakiintuneilla keikkapaikoilla homma sujuu yleensä rutiinilla ja heillä on usein oma tekniikkalista ja teknikko, joka vastaa talon laitteista. Jos et ole varma keikkapaikan tekniikan riittävyydestä, lähetä lista eteenpäin ja pyydä bändin teknikkoa ja/tai keikkamyyjää käymään se läpi jo etukäteen.
Varmista myös, onko bändillä omaa valo- ja äänimiestä ja ilmoita heidän yhteystietonsa keikkapaikan teknikolle. Pyydä myös bändin tekninen rider, joka sisältää muun muassa kanavalistan ja lavakartan, ja välitä se keikkapaikan tekniikasta vastaavalle henkilölle hyvissä ajoin ennen keikkaa. Tällöin eteen ei pitäisi tulla suuria yllätyksiä ja mahdolliset ongelmakohdat voidaan käydä jo etukäteen läpi, eikä niihin tuhraannu aikaa keikkailtana.
Tee tarvittava esituotanto
Tapahtuman esituotanto on hyvä aloittaa jo viikko tai pari ennen keikkaa. Toimita keikkamyyjälle tai ohjelmatoimiston tuotantohenkilölle kaikki tarpeellinen info illan kulusta sekä järjestäjän ja tekniikan yhteystiedot. Infopaketista on hyvä käydä selkeästi ilmi muun muassa illan aikataulu, missä majoitus ja ruokailu järjestetään sekä ajo-ohjeet ja parkkipaikkojen sijainti.
Pyydä tekninen ja catering rider, lue ne huolella läpi sekä toimita eteenpäin asianomaisille, kuten keikkapaikan vastuuhenkilölle ja teknikolle. Catering rider on osa sopimusta ja pitää käytännössä sisällään esiintyjän vaatimukset ja toiveet ruokailusta ja takahuonetarjoilusta. Joskus riderin vaatimukset saattavat lähteä lapasesta, joten niiden yksityiskohdista on hyvä sopia jo etukäteen sopimuksen teon yhteydessä.
Jos illan aikana esiintyy useita yhtyeitä, kannattaa sopia mahdollisesta backlinen jaosta etukäteen. Tämä helpottaa tuotantoa ja teknikoiden duunia huomattavasti.
Lue myös Keikkatuotanto: sovittavat asiat esituotantovaiheessa
Panosta markkinointiin
Tapahtuman järjestäminen on turhaa, jos unohdat kertoa siitä ihmisille. Älä siis laiminlyö markkinointia, vaikka se saattaa budjettia rakennettaessa tuntua helpolta säästökohteelta. Helpoin ja itsestään selvin tapa on mainostaa tapahtumaa sosiaalisessa mediassa. Muutkin ovat kuitenkin todennäköisesti havainneet saman, joten mieti tarkkaan, miten saat tapahtumasi erottumaan kymmenistä muista tapahtumista esimerkiksi Facebookissa.
Pyri myös sopimaan yhteistyöstä keikan markkinoimisessa sekä keikkapaikan että esiintyjän kanssa. Suuri yleisömäärä tapahtumassa on kaikkien etu. Lähetä lehdistötiedote, painata julisteita ja panosta mahdollisesti myös perinteiseen printtimainontaan.
Käytä aikaa siihen, että yrität keksiä tapahtuman markkinoimiseen luovia ja persoonallisia keinoja. Keinot voivat vaihdella omintakeisesta kielenkäytöstä sosiaalisessa mediassa siihen, että vedät norsupuvun päälle ja lähdet jakamaan flyereita torille. Ydin on kuitenkin tässä: luovalla markkinoinnilla erotut.
Pyri myös löytämään yhteistyökumppani ennakkolippujen myyntiin. Paras tapa on tietysti saada liput myyntiin verkkoon, mitä varten kannattaa kilpailuttaa verkossa toimivia lipunmyyntipalveluita. Kannattaa myös miettiä keinoja ohjata ihmisiä ostamaan lippuja ennakkoon. Jos luotat pelkkään ovimyyntiin, syysmyrsky tai 30 asteen pakkaslukemat voivat tehdä sinulle taloudelliset tepposet.
Huolehdi keikkailtana järjestelyjen sujuvuudesta
Alkuvalmistelujen jälkeen koittaa vihdoin odotettu keikkailta, jota varten on hyvä määrittää yksi vastuuhenkilö eli niin sanottu iltavastaava, jonka tehtävänä on yksinkertaistettuna pitää langat käsissään, jotta kaikki sujuu illan aikana sovitusti. Iltavastaava toimii järjestäjän puolelta yhteyshenkilönä bändin ja keikkapaikan suuntaan, ja on pääsääntöisesti pelipaikalla tai muuten tavoitettavissa koko illan ajan. Rooli ja tehtävät voivat vaihdella huomattavasti keikasta riippuen ja siihen on hyvä varautua mahdollisimman hyvin etukäteen.
Iltavastaavan muistilista:
- Tule ajoissa paikalle ennen bändin sovittua saapumisaikaa.
- Varmista, että bändi on aikataulussa. Jos myöhästymisestä tiedetään hyvissä ajoin etukäteen, säästetään paitsi omaa, myös keikkapaikan henkilökunnan ja teknikkojen aikaa.
- Huolehdi, että catering on hoidettu sovitun mukaisesti ennen bändin saapumista.
- Vastaanota bändi, esittele itsesi ja tee keikkapaikka ja sen henkilökunta tutuksi.
- Tarvittaessa sovi kuinka load-out hoidetaan (keikan jälkeen vai seuraavana aamuna).
- Keikan jälkeen kiitä bändiä ja kerro milloin bäkkärin pitää olla tyhjänä. Pysy myös kartalla myytyjen lippujen määrästä. Usein bändit ovat kiinnostuneita illan myyntiluvuista, varsinkin jos kyseessä on prosenttidiili.
- Seuraa keikan yleisövirtaa ja myyntilukuja, varsinkin jos näyttää siltä, että paikka on tulossa täyteen. Jokaisella keikkapaikalla on maksimikapasiteettinsa ja palorajansa.
Yleensä keikkapaikoilla on järjestyksenvalvojat ja baarihenkilökunta omasta takaa. Tarvittaessa kannattaa kuitenkin varmistaa, että järkkärit ovat perillä illan esiintyjästä ja tulevan keikan luonteesta, jotta siihen osataan varautua jo etukäteen.
Mikäli hoidat lipunmyynnin ja/tai narikan itse, huolehdi että henkilökuntaa on riittävästi ja kaikilla on tieto illan aikatauluista ja muista käytännöistä. Huolehdi paikalle myös roudarit, mikäli bändi pyytää niitä riderissaan avukseen.
Huolehdi, että lipunmyynnissä ja narikassa toimivat tiedostavat olevansa todennäköisesti yleisön ainoa kontakti järjestävään tahoon illan aikana. He siis ovat asiakaspalvelijoina ne henkilöt, jotka välittävät järjestävästä tahosta joko positiivisen tai negatiivisen kuvan.
Maksa palkkio, tee Teosto-ilmoitus, jälkimarkkinoi
Esiintymispalkkio maksetaan yleensä esiintymistä seuraavana arkipäivänä tai joissain tapauksissa myös käteismaksuna heti keikan jälkeen. Tämä sovitaan sopimuksen teon yhteydessä. Ilmoita kävijämäärä ja myyntiluvut keikkamyyjälle mahdollisimman pian keikan jälkeen.
Tee Teosto-ilmoitus ellei ole sovittu, että Teosto-maksut hoituvat keikkapaikan kautta. Kävijämäärät, lipputulot ja muut tarvittavat infot voi ilmoittaa kätevästi Teoston verkkopalvelun kautta. Lisätietoja löydät Teoston sivuilta (www.teosto.fi)
Kannattaa kiinnittää huomiota myös keikan jälkimarkkinointiin, joka parhaimmillaan synnyttää positiivista fiilistä ja innostaa yleisöä osallistumaan tapahtumiinne myös jatkossa. Yksinkertaisimmillaan jälkimarkkinointi voi olla esimerkiksi tapahtumasta otettujen kuvien ja videoiden jakamista keikan jälkeen järjestäjän some-kanavissa. Mutta kuten markkinoinnissa yleensäkin, luovuus palkitaan.
Kirjoittanut: Ilari Rautiainen ja Jarmo Panula
Kuvat: Jarmo Panula, Minna Perälä, Susanna Kuparinen
www.volume.fi
Julkaistu: 24.5.2016
