MIKSI PITÄÄ TEHDÄ MUISTIINPANOJA
Viranomaisista varsinkin verottaja edellyttää muistiinpanojen tekemistä niiltä, joiden toiminta on luokiteltavissa tulonhankkimistoiminnaksi (määritelmä täällä). Muistiinpanojen perusteella tehdään veroilmoitus. (lisää täällä)
Harrastajilta ei vaadita muistiinpanoja, mutta verottaja voi tarkistaa tositteet.
Eniten muistiinpanoista hyötyy kuitenkin toimija itse. Varsinkin kokoonpanojen kannattaa pitää raha-asiat läpinäkyvinä ja selkeinä, rahasta tulee helposti riita.
KUKA / MIKÄ TEKEE MUISTIINPANOT
Yksityishenkilö esimerkiksi artisti, musiikin tekijä, muusikko tekee omasta musiikillisesta tulonhankkimistoiminnastaan (määritelmä täällä) muistiinpanot. (palkkana saadut tulot ja niihin kohdistuvat menot käsitellään erikseen täällä)
Bändi tai muu kokoonpano tekee omasta (tulonhankkimis)toiminnastaan muistiinpanot.
MITÄ MUISTIINPANOIHIN KIRJATAAN
Tulonhankkimistoiminnan muistiinpanoihin laitetaan kyseisestä tulonhankkimisesta saadut tulot ja tästä aiheutuneet menot. (lisää täällä)
Tuloja verottaja luettelee: ”toiminnasta saaduiksi tuloiksi katsotaan viran sivutulot ja palvelurahat sekä tulot tekijänoikeudesta, keksinnöstä, patentista ja tavaraleimasta, katsastusten ja tarkastusten toimittamisesta, velaksiannosta, toimeksisaannista, vuokrauksesta, kurssien järjestämisestä ja yksityistuntien antamisesta sekä muusta sellaisesta toiminnasta… sekä tulonhankkimistoimintaa varten saadut tuet”
Menoiksi kelpaavat vain kyseisestä tulonhankkimisesta aiheutuneet menot. Tavallisia elantomenoja kuten ruokaa tai vaatteita ei voi laskea tulonhankkimismenoiksi. (menoista eli vähennyksistä lisää täällä)
Jos kokoonpano käyttää yhden jäsenen esim. äänentoistolaitteita, joita omistaja käyttää myös muualla, laitteita ei voi kokonaan laittaa kokoonpanon tulonhankkimistoiminnan menoihin vaan ainoastaan se osuus käytöstä, joka koskee kyseistä kokoonpanoa. Samoin kokoonpanon jäsenten omat soittimet ovat vain osittain kokoonpanon toiminnassa käytössä ja vain osin sopivat menoiksi.
Yksittäisen toimijan esim. artistin kohdalla tilanne voi olla sellainen, että soittimet yms. voi laittaa kokonaan tulonhankkimistoiminnan menoiksi.
(Yli 1200 euron hankinnoissa käytetään poistomenettelyä, siitä lisää täällä)
Jos käyttää laskutuspalvelua esiintymiskorvausten kotiuttamiseen, laskutuspalveluyritys ilmoittaa ne Tulorekisteriin. Verottaja saa tiedon näistä tuloista ja ne näkyvät esitäytetyllä veroilmoituksella. Verotusta varten tehtäviin muistiinpanoihin näitä tuloja ei pidä toista kertaa laittaa.
Jos jäsenet laittavat esiintymiskorvauksina saamansa rahat käytettäväksi yhteiseen toimintaan, voidaan ne kirjata veloiksi jäsenille. (siitä onkin lyhyt matka kahdenkertaiseen kirjanpitoon)
MILLAISET MUISTIINPANOT
Tulonhankkimistoiminnasta on tehtävä sellaiset muistiinpanot, että niistä selviää koska, mistä ja miksi rahaa on tullut sekä mihin sitä on käytetty ja miten se liittyy tulonhankkimistoimintaan. Tästä määrää laki verotusmenettelystä.
Jos tulonhankkimistoiminta on vähäistä, muistiinpanoiksi voi riittää se, että säilyttää laskut ja muut tositteet aikajärjestykseen laitettuna.
Hieman moniulotteisempaa on tehdä yhdenkertainen kirjanpito. Se on yksinkertaisimmillaan sellaista, että kirjataan aikajärjestyksessä allekkain tulot plusmerkkisenä ja menot miinusmerkkisinä ja säilytetään tositteet aikajärjestykseen laitettuna.
Kahdenkertaiseen kirjanpitoon on siirryttävä, kun kahtena perättäisenä tilikautena enemmän kuin yksi seuraavista täyttyy: taseen loppusumma yli 100 000, liikevaihto yli 200 000 tai palveluksessa yli 3 henkilöä. Tämä koskee liikkeen- ja ammatinharjoittajia eli ns. toiminimiä, joiden tilikausi on kalenterivuosi. Muiden yritysten ja yhdistysten on aina pidettävä kaksinkertaista kirjanpitoa.
Kahdenkertainen kirjanpito määritellään kirjanpitolaissa. Se ei kuulu Rytmimanuaalin alaan, mutta siitä löytyy hyvin monenlaista koulutusta.
Yhdenkertaista kirjanpitoa ei ole määritelty kovin tarkasti. Siitä sanotaan vain, että tulot ja menot voidaan kirjata silloin kun raha liikkuu (maksuperusteisuus) ja että tilikauden pitää olla kalenterivuosi.
Yhdenkertainen kirjanpito vastaa verotusmenettelylain muistiinpanovelvollisuutta
Muistiinpanoissa on hyvä olla
- juokseva numero
- päivämäärä, jolloin raha on liikkunut
- selite
- summa
- arvonlisäveron määrä ja peruste, jos toimija on arvonlisäverovelvollinen
- päivätty ja numeroitu tosite
Tulojen ja menojen lisäksi muistiinpanoihin tarvitaan luettelo koneista, kalustosta, laitteista, rakennuksista tai rakennelmista. (Yli 1200 euron hankinnoille, joille käytetään poistomenettelyä, siitä lisää täällä)
TOSITTEET
Muistiinpanoihin pitää liittää tosite. Tositteita ovat mm. kauppakuitit, myynti- ja ostolaskut sekä vuokrasopimukset. Korttikoneen tulostama korttimaksutosite ei käy, sillä siitä selviää vain, että raha on liikkunut.
Myyntitoiminnan tositteita:
- myyntilasku
- lähete, jos laskussa ei lue mitä on myyty
- verkkokauppamyynnin raportit, joissa on eritelty tuotteet ja niiden hinnat
- sopimus jos sovitusta asiasta ei tehdä erikseen laskuja
- käteismyyntitositteet
- reklamaatiot ja valitukset, kun niiden perusteella tehdään laskuun korjaus
Ostotoiminnan tositteita
- ostolasku
- lähete, jos laskussa ei lue mitä on ostettu
- tilausvahvistus tms. Verkkokaupassa ei aina käytetä laskuja
- sopimus, esimerkiksi vuokrasopimus reenikämpästä, kun laskuja ei lähetetä erikseen
- maksutapahtumien perusteella tehdyt ostojen oikaisut
- käteisostotositteet
- perintäkirje, jos siinä on perintämaksuja tai viivästyskorkoja.
Palkanlaskennan tositteita
- työaikalistat tuntipalkkoja maksettaessa
- ulosotto- ja Ay-jäsenmaksuja selventävät asiakirjat
- lakisääteisten vakuutusten sopimukset
Maksuliikenteen tositteita
- pankin, Paypalin, verkkokaupan tms. tiliotteet
- käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot esim. oheistuotteiden myynnistä
Muita
- matkalaskut
- inventaarioluettelo
- poistolaskelmat
SÄILYTTÄMINEN JA FORMAATTI
Tositteita pitää säilyttää, kunnes asia, jota se koskee, vanhenee. Tavalliset tositteet on säilytettävä 3 vuotta, omaisuusasioita koskevat tositteen 6 vuotta. Suosittelen säilyttämään 6 vuotta.
Tositteet voivat olla paperisia tai sähköisiä. Pääasia on, että ne ovat saatavilla seuraavat kuusi vuotta.
https://taloushallintoliitto.fi/tietopankki/kirjanpidon-abc/tositteet-kirjanpidon-pohjana/
