Ulkomaankiertueen järjestäminen: case-esimerkki

Tässä tekstissä käsitellään erään bändin ensimmäisten ulkomaankeikkojen järjestämistä ja itse kiertueen toteuttamista. Kaikki on totta.

Kiertueen sai alkunsa syksyllä 2012 kun selvisi, että eräs hollantilainen promoottori halusi bändin esiintymään festivaaleilleen huhtikuussa 2013. Nopeasti toimitetun lentojen ja autovuokran hintatiedustelun jälkeen todettiin, että pistokeikan sijasta tehdään keikkoja myös meno- ja tulomatkoilla. Kiertueen suunnittelu alkoi välittömästi.

Suunnittelu

Suunnittelu aloitettiin kalenterin kanssa. Aikataulutus oli helppo: kiertueelle varattiin kaksi viikkoa, viikko ennen ja jälkeen festivaalin.

Seuraavaksi alettiin keräämään tietoa mahdollisista keikkapaikoista sekä paikallisista promoottoreista. Peliin pantiin kaikki vanhat kontaktit ja googletettiin samaa genreä edustavien, sopivan pienten bändien keikkakalentereita viimeiseltä parilta vuodelta. Tämän jälkeen kasassa oli muutama luonnos kiertueen mahdollisista kulkureiteistä ja keikkapaikoista sekä alueella toimivista promoottoreista.

Päivä Keikkapaikka Kaupunki Maa
Pe Lepakkomies Helsinki Suomi
La Tallinna Viro
Su Riika Latvia
Ma Vilna/Kaunas Liettua
Ti Gdansk/Varsova Puola
Ke Varsova/? Puola
To Leipzig Saksa
Pe Potsdam/Berlin Saksa
La Roadburn Tilburg Hollanti
Su Kööpenhamina/Malmö Tanska
Ma Tukholma Ruotsi

Taulukko 1. Kiertueen ensimmäinen runko.

Rungon kasaamisen yhteydessä selvitettiin, kuinka kalliiksi eri reissuvaihtoehdot lopulta tulisivat. Tarkkoja tarjouspyyntöjä pyydettiin pakettiautosta ja peräkärryistä. Mahdollisimman tarkkaan budjetoitiin myös bensakulut sekä silta- ja lauttamaksut. Kaikki kulut pyrittiin ottamaan huomioon ja näiden pohjalta laadittiin kiertueelle budjetti sekä lyötiin lukkoon se reittivalinta, jota lähdettäisiin suunnittelemaan. Lisäksi laskettiin kuinka paljon rahaa kustakin keikasta keskimäärin tarvittaisiin.

Suunnittelun viimeisessä vaiheessa laadittiin sähköinen promopaketti. Käytännössä sähköposti liitetiedostoineen, josta selvisi bändin historia, aiemmat julkaistu, keikat jne. mukaan liitteenä promokuvat sekä linkit Spotifyyn ja Youtubeen yms. palveluihin, josta on itse musiikkia ja keikkatallenteita yms. Oleellisena osana viestiä oli myös tiedot siitä, että bändi matkustaa backlinen kanssa ja tarvitsee rahaa, ruokaa, olutta, yöpaikan, miksaajan sekä PA:n.

Säätäminen ja toteutus

Säätäminen

Valmiiden suunnitelmien kanssa siirryttiin työläimpään ja pitkäkestoisimpaan vaiheeseen, eli säätövaiheeseen. Tarkoin kerättyä sähköpostilistaa keikkapaikoista ja promoottoreista alettiin pommittaa huolella hiotulla promosähköpostilla. Vastauksia ei tullut juuri keneltäkään, joitakin vinkkejä muista promoottoreista saatiin ja nämä lisättiin pommituslistaan. Operaatiota jatkettiin, samalla tehtiin lisää taustatyötä ja laajennettiin pommituslistaa.

Lopulta yhteydenottoja ja vastauksia alkoi tippua siinä määrin, että ensimmäisistä keikoista päästiin sopimaan. Käytännössä sähköpostitse neuvoteltiin promopaketin yhteydessä mainittujen vaatimusten yksityiskohdista ja tingittiin hieman keikkapalkasta. Sopimukseen pääsemisen jälkeen täytettiin PDF-sopimus, josta molemmille osapuolille selvisivät yksityiskohtaisesti seuraavat asiat:

  • keikan päivämäärä
  • keikkapaikka
  • load-in-, soundcheck- ja showtime-ajat
  • keikkapalkka ja maksutapa (käteinen)
  • majoitus, ruokailu ja erikoisruokavaliot
  • mitä bändi tuo (backline)
  • mitä promoottori tuo (miksaaja, valomies, PA ja valot)
  • promoottorin, keikkapaikan sekä bändin kontaktit (puhelin, sähköposti, osoite)
  • lisäksi liitteenä bändin tekniikkaraideri

Sovitun keikan jälkeen tiedot siitä päivitettiin promomailiin. Pommitusta, yhteydenottoja ja neuvotteluita jatkettiin ja tarkennettiin sopiviin päiviin ja sopiviin alueisiin. Tässä vaiheessa oli tärkeää pitää kiertueen runkoa ajan tasalla ja selvittää keikkapaikkojen etäisyyksiä kiireen ja mahdottomien ajomatkojen välttämiseksi. Edellä mainituista syistä johtuen päätettiin myös, että Puolan läpiajon yhteydessä pidetään välipäivä.

Päivä Keikkapaikka Kaupunki Maa
Pe Lepakkomies Helsinki Suomi
La DEPO Riika Latvia
Su Vilna Liettua
Ma Puola
Ti Berlin Saksa
Ke Saksa
To Leipzig Saksa
Pe Saksa
La Roadburn Tilburg Hollanti
Su Kööpenhamina/Malmö Tanska
Ma Tukholma Ruotsi

Taulukko 2. Kiertuerungon toinen versio.

Kun neuvottelujen ja säätämisen kanssa päädyttiin pisteeseen, jolloin oli selvää, että kiertue järjestyy, tehtiin vuokrattavasta pakettiautosta ja lauttamatkoista varaukset. Tämän pisteen jälkeen ei ollut paluuta: homma olisi hoidettava loppuun asti. Helpotusta heittäytymiseen toi apurahajärjestely Rytmi-Instituutin ja Roadness-hankkeen kanssa. Henkilökohtainen riski saatiin minimoitua, kun apurahaa oli tiedossa ja auton vuokraus sekä lauttaliput hankittiin kiertuetta tukevan hankkeen kautta.

Säätövaihe vietiin loppuun toistaen samaa promopaketin lähettämistä ja neuvottelemista, kunnes kalenteri oli täytetty. Muutama välipäivä jouduttiin jättämään, koska sopivaa keikkapaikkaa ei tiukan aikataulun sanelemalle reitille sopinut. Jälkeenpäin ajateltuna oli elintärkeää saada ne harvat lepopäivät.

Päivä Keikkapaikka Kaupunki Maa
Pe Lepakkomies Helsinki Suomi
La DEPO Riika Latvia
Su Bix Bar Vilna Liettua
Ma ajo/lepo Puola
Ti White Trash Berlin Saksa
Ke  AJZ Chemnitz Saksa
To Zoro Leipzig Saksa
Pe ajo/lepo Saksa
La Roadburn Tilburg Hollanti
Su ajo/lepo Malmö Tanska
Ma  lauttaan Tukholma Ruotsi

Taulukko 3. Kiertuerungon lopullinen versio.

Suunnittelun loppuvaiheessa ja osin sen aikana aloitettiin toteutuksen valmistelu. Tämä oli käytännössä koko prosessin helpoin ja selkein vaihe. Sovittujen asioiden pohjalta piti vain suunnitella kiertueen läpivienti. Matkan helpottamiseksi laadittiin kiertueen rungon ja keikkapaikkojen osoitteiden pohjalta ajosuunnitelma, josta selvisivät kunkin päivän kohdalta seuraavat asiat:

  • Päivämäärä
  • Ajot: mistä–minne
  • Mihin aikaan on lähtö
  • Kuinka pitkä ajomatka on
  • Load-inin ajankohta = koska viimeistään oltava perillä
  • Keikkapaikan osoite
  • Liitteeksi lähestymiskartta tulosteena
Toteutus

Hyvin suunnitellun reissun aikana ei juuri tarvinnut päätään vaivata. Kaikki asiat selvisivät etukäteen laadituista ajosuunnitelmasta ja sopimuksista. Hyvin valittu kuski suoritti ajotehtävät eeppisen hyvin. Muistettavaksi jäi ainoastaan kuittien talteen kerääminen.

Yhteenveto

  1. Suunnittelu
    • Aikataulutus
    • Kontaktien kerääminen
    • Kiertueen rungon kasaaminen
    • Budjetin laatiminen (ensimmäinen totuuden hetki)
    • Promomateriaalin laadinta
  2. Säätö
    • Kontaktien pommitus
    • Neuvottelut → sopimukset
    • Kaluston vuokraaminen ja lento-/lauttalippujen ostaminen (toinen totuuden hetki)
    • Ajosuunnitelman laadinta
  3. Toteutus
    • Budjetin seuraaminen
    • Kuittien tallettaminen
    • Hyvien suunnitelmien seuraaminen

Kuva: Afa Vuotila
Julkaistu: 27.1.2014